去年帮朋友排一本一百二十页的内部手册，他发来的文档打开一看，标题全是手动加粗放大的，正文里混着空格和空行，目录是手打的，页码还是错的。我说这个得重做，他不信，说改改就行。结果我们一起弄了三个晚上，最后还是从头套样式。那次之后我就想把这些事写下来，省得每次都要从头解释一遍。
我用的版本是 Word 2019，公司那台是 365，界面略有差别，菜单名字基本一样。下面说到的路径都按 2019 的写法，365 里可能藏在稍微不同的位置，找不到就用右上角的搜索框，搜关键词一般能直接跳过去。
先把样式理干净，目录才有得救
很多人一上来就问怎么生成目录，其实目录是果，样式是因。Word 认的不是你字多大、多粗，而是这段文字用了哪个样式。你手动把一行字设成二号加粗居中，它在你眼里是标题，在 Word 眼里还是正文，生成目录的时候当然什么都抓不到。
正确做法是在开始选项卡的样式库里改。右键标题一，选修改，把字体定成黑体小二号，段落设成段前段后各十二磅，行距一点五倍，大纲级别保持一级不要动。标题二、标题三依次往下改，字号递减。改完点确定，样式库里那几个缩略图会跟着变，看着有点丑，但这是全局设置，以后所有用这个样式的地方一起变。
为什么强调改样式而不是直接改选中文字，因为长文档改版是常态。客户说标题太大了，如果是样式，改一次全部生效，一百个标题十秒钟搞定；如果是手动设置的，你得一个个找，找漏一个就露馅。我吃过这个亏，交稿前被要求整体缩一号，手动改了两个小时，改完还漏了三处。
多级列表这一步别省。标题一标题二靠样式区分了，但编号还得单独设。在开始选项卡找到多级列表，选那个带章节编号的库，然后点定义新的多级列表，把级别一链接到标题一，级别二链接到标题二，编号格式设成一、一点一这样。设好以后标题会自动编号，插入或删除章节，后面的编号跟着变，不用手动调。
正文样式也要改，不要用默认的。默认正文是宋体五号，行距单倍，中文长文档看着太挤。我一般改成宋体小四，行距一点五倍，首行缩进两字符，段前段后零。这个设置写在正文样式里，全文统一。有人喜欢用回车空行代替段间距，那样一调整行距，整个版面就散了。
还有一个隐藏的坑，从网页或者 PDF 复制过来的文字会带着原来的格式，字体、行距、甚至底色。粘的时候用右键的选择性粘贴，选只保留文本，粘完再套样式。整篇粘完以后再全选，按 Ctrl 加 Q 清除段落格式，按 Ctrl 加空格清除字符格式，然后再套一遍正文样式，基本就干净了。
样式理完之后，文档的结构其实已经出来了。点视图选项卡，勾上导航窗格，左边会列出所有标题，点哪个跳哪个。这一步是自检，如果导航窗格里空空如也，说明你的标题全是手动设置的，后面的目录、页码、交叉引用全都不用做了，先回去改样式。
自动目录生成完，还得手动改一处
样式对了，目录就好办。光标放在要插目录的位置，一般是正文前面单独一页，引用选项卡，目录，选自动目录。几秒钟出来一份带页码的目录，按住 Ctrl 再点条目能直接跳转。第一次生成的时候我挺激动，觉得这功能真省事，后来才发现麻烦都在后面。
第一个麻烦是目录本身也会被算进页码。默认情况下，目录页用的是阿拉伯数字，跟正文连在一起，于是正文第一章的页码变成三或者四，而不是一。这个后面讲分节的时候解决，先记着这件事。
第二个麻烦是目录的样式太丑。自动生成的目录用的是目录一、目录二这些专用样式，字体往往是宋体小四，行距松，还带一堆点线。想改的话，在引用选项卡里点目录，选自定义目录，弹窗里点修改，逐个改目录一、目录二的字号和行距。改完记得勾上添加到样式库，下次直接套用。
第三个麻烦是目录不会自己更新。你改完正文，加了两个小节，目录还是旧的。要手动更新，点一下目录区域，上方会出现更新目录的按钮，或者直接按 F9，弹窗里选更新整个目录。只更新页码的话选另一项，快一点，但章节标题变了就不会同步。我一般选整个目录，慢一两秒，踏实。
打印之前记得再更新一次。我有次交打印稿，正文改了标题，目录忘了更新，打出来目录上还是旧名字，被同事当面指出来，特别尴尬。现在我养成习惯，Ctrl 加 P 之前先 Ctrl 加 A 再 F9，全文档的域一起更新，目录、交叉引用、题注全部刷新一遍。
那个全选的提示框会问你是只更新页码还是整个目录，选整个。文档里如果有其他域，比如日期或者引用，也会一起更新，正好。更新完扫一眼目录，看看有没有出现「错误，未找到目录项」这种字样，出现了说明某处的标题样式被破坏了，回去查。
分节符：页码要从正文第一页算起
目录页的页码为什么不能跟正文连着算，因为读者的手是翻在正文上的，他看到第十二页，希望那就是正文的第十二页。解决办法是分节。Word 里的节是一段独立排版的区域，页码、页眉、纸张方向都能一节一个样。分节符在页面布局选项卡，分隔符，往下拉有四个类型，一般用下一页。
操作顺序是，光标放在目录最后一页的末尾，插一个下一页分节符，光标会自动跳到新的一页，这一页就是正文第一页。如果正文已经写好了，就在第一章标题前面插，别插错位置。插完打开编辑标记，按 Ctrl 加 Shift 加 8，会看到一条写着分节符的虚线，删的时候要小心，删错了前面的排版会跟着一起乱。
然后双击正文第一页的页脚，进入页眉页脚编辑状态，上方的设计选项卡里有个链接到前一节，把它点掉。这一步是关键，不点掉的话两节共用页码，改了这边那边跟着变。点掉以后，点页码，设置页码格式，选起始页码，填 1。正文从 1 开始，目录页自己另算。
目录页的页码我一般用罗马数字，或者干脆不要。不要的话，在目录页的页脚里把页码域删掉，还是记得先断开链接，不然删了正文的也没了。用罗马数字就在页码格式里选一二三那种，起始页填一。看起来正式一些，像本正式的书。
有人图省事，直接在第一页前面插分页符，按 Ctrl 加回车。分页符只是换页，不分节，页码照样连着算。这个区别我一开始也不懂，插了五六次分页符，页码就是改不过来，后来才在帮助里看到节和页是两回事。
还有个细节，封面那一页通常不显示页码。做法跟目录页一样，单独分节，页脚里断开链接，删掉页码。别用把页码字体设成白色的办法，打印出来看不见，但转成 PDF 复制文本的时候会露出来，被人发现挺尴尬。
奇偶页页眉，装订线那侧要留白
正式一点的文件，奇数页页眉放章节名，偶数页放文件名或者公司名，看着讲究，实际就是勾一个选项。双击页眉区域，设计选项卡里有个奇偶页不同，勾上。勾完以后，奇数页和偶数页的页眉页脚就分开了，可以各写各的。
我第一次设置的时候犯了个错，勾上以后只在当前页写，翻到下一页发现是空的，以为没生效。其实 Word 显示的是偶数页页眉区域，你得滚到偶数页才能看到另一个。想看全，在页眉页脚状态下把页面视图缩到百分之五十，两页并排，一目了然。
还有首页不同这个选项，跟奇偶页不同是两个开关，可以同时勾。勾了以后每一节的第一页页眉页脚都单独处理，适合章节首页。三个开关叠在一起会有点绕，我的建议是先理清楚要几个样子，再决定勾哪个，别一股脑全勾上。
页眉里加一条横线，很多人是画一根直线形状，位置一动就跑。正确做法是选中页眉段落，在开始选项卡的边框里选下框线，或者用页眉样式自带的那条线。线的粗细和颜色跟着段落边框走，调整起来方便，也不会在转 PDF 的时候错位。
装订线要在页面布局的页边距里设。选自定义边距，装订线填 1 厘米，装订线位置选左。奇偶页的对称靠的是那个奇偶页不同的开关，装订线的位置 Word 会自动镜像，不用自己算。设完看一眼打印预览，两页并排，内侧的留白应该一致，不一致说明页边距里左右设得不一样。
页码的位置也跟着装订线走。双击页脚，页码，页面底端，选外侧那种。内侧容易被装订吃掉，尤其是胶装，裁切再切掉两三毫米，页码贴着边就没了。这个细节是我第一次送印的时候被印厂提醒的，当时所有页码都在内侧，只能整本重排。
目录页码对不上，多半是这两件事
目录更新完，页码整体差一页或者差几页，最常见的原因是分节之后页码没接上。比如正文第一节设了从 1 开始，第二章前面又插了一个分节符，新的一节默认接着上一节的页码，看着没问题。但如果那个分节符是复制粘贴带过来的，可能会带着起始页码为 1 的属性，于是第二章又从 1 开始，目录里就出现两个第五页。
查的办法是双击那一节的页脚，看页码格式里的起始页码是不是设成了具体的数字。如果是，改成续前节。这个选项在页码格式弹窗的下面，跟起始页码挨着，容易看漏。我第一次遇到的时候翻遍了目录设置，最后才发现问题出在页脚。
第二种情况是标题样式被破坏。目录里少了一个章节，或者某个条目后面写着错误未找到目录项，多半是那行标题被改成了正文样式，或者手动把大纲级别清了。回到那一行，重新套标题二，再更新目录就好了。改的时候别顺手把整段选中再改字体，那样容易把样式改回正文。
还有一种更隐蔽的，标题里带了手动换行。按 Shift 加回车是软回车，目录里会把换行后面的内容当成另一行，页码也跟着错位。查这个要打开编辑标记，软回车显示成一个向下的箭头，硬回车是弯箭头。看到软回车就删掉，换成空格或者正常回车。
如果目录里的页码比实际小一两页，先看看有没有浮动的图片或者文本框。这类对象不占正文流，但会推着后面的内容往下走，Word 计算页码的时候有时算不准。把它们改成嵌入型，或者干脆挪到不影响排版的位置，更新一次目录通常就对齐了。
交叉引用，别手打「见图三」
文档里的图和表，我一开始都是手打编号。写到一半插了一张新图，后面的全得改，改到第八张的时候我已经开始怀疑人生。后来学会题注和交叉引用，才算把这件苦差事交出去。题注在引用选项卡里，插入题注，标签选图，编号让它跟着章节走。
插完题注，正文里要提到它的时候不要手打。光标停在要写编号的地方，引用，交叉引用，引用类型选图，引用内容选仅标签和编号，列表里挑那一张，插入。这样插进去的是一个域，不是死文字，图的编号变了，正文里的跟着变。
域不会自己刷新，这点跟目录一样。全选按 F9，或者右键那一处选更新域。有时候按了 F9 只更新了页码，编号没动，那是因为弹窗里选了只更新页码，再按一次，选更新整个目录那一项，其实对交叉引用也生效。
域还有一个坑，复制粘贴到别的文档，可能变成纯文本。粘的时候用选择性粘贴，选保留源格式，或者粘完检查一下还能不能按 F9 更新。我有次把一章内容拼进总稿，所有图号全变成固定的数字，后面的图一插，全部乱掉，只能重新插一遍引用。
交叉引用只认同一篇文档里的内容。跨文档引用要靠外部链接，或者干脆合成一个文件。我试过用主控文档管三个子文档，编号能连起来，但打开速度慢，还容易崩，后来还是合成一个文件踏实。
还有个小技巧，Alt 加 F9 可以切换显示域代码，看到底哪些是域，哪些是手打。全文档扫一眼，花花的域代码看着乱，但能救命。改完再按一次切回去，别忘了。
发给别人之后，字体和页码全变了
这是最让人崩溃的一类问题。自己电脑上排得好好的，发到同事那边打开，标题字体变了，一行变成两行，后面的页码全部错位，目录也跟着错。原因通常是对方机器上没装你用的字体，Word 自动替换成了别的，字宽一变，排版就跟着塌。
解决办法有两个。稳妥的是把字体嵌进文件，文件，选项，保存，勾上将字体嵌入文件，下面那个只嵌入文档中使用的字符也勾上，能小一点。代价是文件会变大，几兆到几十兆，发邮件可能超限。另一个办法是直接导出 PDF，格式定死，谁打开都一样，代价是对方改不了。
嵌入字体有个限制，不是所有字体都允许嵌入，微软雅黑可以，某些商业字体授权里写了禁止嵌入，勾了也没用，Word 会提示。真遇到这种情况，只能换字体，或者转 PDF。我现在的习惯是，对外发的定稿一律给 PDF，需要对方修改的再附一份 Word。
页码错位还有一种原因，对方的打印机驱动不一样。Word 的分页是按当前默认打印机算的，换了打印机，页边距的可用区域变了，分页位置就可能挪。这个没法完全避免，只能在自己的机器上多留一点余量，别把内容顶到页脚边上。
图片也会变。文档里的图片如果设成了浮动，环绕方式又是四周型，换台机器打开很容易跑位，压到文字上。我一般在定稿前把所有图片改成嵌入型，或者至少锁定锚点。批量改的话，选中一张，右键大小和位置，把锁定标记勾上，再一张张调，麻烦但稳。
版本差异也要考虑。我用 2019 做的文档，对方用 2007 打开，有些新特性直接不认，比如某些域或者新的编号格式。存的时候可以另存为 97 到 2003 的格式，兼容性好一些，但会丢掉一部分功能。真要跨版本，PDF 还是最省心的选择。
还有个细节，文档属性里的作者名。文件，信息，属性，作者那一栏默认是你电脑的用户名，有时候是公司名加一串编号，发出去挺难看。改成自己的名字或者部门，顺手把上次保存者、公司这些也清一下。这个不影响排版，但影响观感，正式文件值得花半分钟。
发出去之前，我会过一遍这几项
第一项是打印预览。屏幕上看着没问题，打印预览里经常能发现东西被切掉、表格跨页断开、孤零零一行标题落在页底。预览里翻一遍，比打印出来再改省纸。我一般缩到百分之七十五，一次看两页，速度快。
第二项是空段落和多余空格。打开编辑标记，满屏的小圆点和弯箭头一目了然。段末多敲的回车会把内容顶到下一页，正文里的连续空格会让对齐看起来歪。用查找替换把两个空格换成零个，批量清一遍，再手动收拾剩下的。
第三项是目录和页码。全选按 F9，更新整个目录，然后翻到目录页核对三五个条目，看看页码对不对，标题名字对不对。这个动作花不了一分钟，能省掉后面被退回来的麻烦。
第四项是标题编号。多级列表有时候会抽风，某一级突然变成黑方块或者问号，那是因为编号的字体被改成了不含该字符的字体。修的办法是选中标题，重新套一次多级列表，或者在定义新多级列表里把编号字体设成宋体。
第五项是页眉页脚。翻到奇数页看一眼，再翻到偶数页看一眼，确认没有把章节名写到偶数页上，也没有把页码放到装订那一侧。这个错误特别显眼，评审的人一眼就能看到。
第六项是文件本身。另存一份带日期的副本，命名规规矩矩，比如手册第三版加日期。原文件留在本地，别直接覆盖。我被覆盖过一次，改了一晚上的内容回到解放前，从那以后每次大改之前都另存一份。
做完这些，文档基本可以发了。剩下的问题都是内容层面的，格式层面能做的就这些。我见过有人把排版当成玄学，其实大部分毛病都能归到样式、分节、域这三件事上，弄明白这三样，长文档就不难了。
顺手存成模板，下次省一半力气
这套流程走过一遍以后，我把它存成了模板。新建文档直接打开模板，样式、页眉、页码格式都是现成的，只改内容就行。存的时候把示例文字删干净，但样式别删，样式库是模板的命根子，删了等于白做。
模板文件我放在一个固定的文件夹，名字叫文档模板，里面分手册、报告、合同三个子文件夹。别塞在桌面，桌面上的东西过两周就找不着了。文件名前面加个日期，隔半年回头看，能知道哪一版是最新的。
公司如果有统一的模板要求，先问清楚再动手。我吃过这个亏，自己排了两天，交上去被告知必须用部门模板，字号页边距全不合规，只能推翻重来。现在我接活的第一句话就是问有没有模板，没有再自己建。
顺便说一句，模板里可以预置一段示例正文，把标题一、标题二、正文各写一行，配上说明。半年以后自己都忘了哪个样式该怎么用，打开示例看一眼就想起来了。这个习惯是被遗忘逼出来的，我之前做过一份模板，三个月后打开，自己都分不清哪行该套哪个样式。
最后说个心态。排版这件事，追求完美会陷进去。行距差半磅、图注间距多两毫米，除了你自己没人看得出来。我现在的标准是，打印出来翻一遍，看着舒服就停手，不再放大到百分之二百去找像素级的毛病。时间应该花在内容上，格式够用就行。
