手里攒了一堆单据，先想清楚要合成什么
上个月帮家里老人整理报销材料，医院给的东西是散的，挂号一张、检查报告两张、发票三张，全是纸质原件。对方单位要求合成一个 PDF 发过去，我一开始想着去找付费软件，后来发现免费工具完全够用，前提是你得知道按钮藏在哪一层菜单里。这篇就把我折腾的两个晚上记下来，省得下次再翻聊天记录。
我实际用的是 PDF24 Creator 11.14，系统是 Windows 11 22H2，安装包一百多兆。装的时候它会问要不要装那个虚拟打印机，我选了是，后面把网页、图片、Word 打成 PDF 都靠它。另外备了一个 PDF Arranger 1.10，绿色版，解压出来双击就能开，专门调页面顺序和删空白页。这两个都不要钱，导出的文件也不带水印，比我之前试过的一个在线网站强不少，那网站在文件最末硬塞一页二维码，领导看到还以为我夹带私货。
扫描件的来源也说一句。家里没有扫描仪，我是用手机拍的，拍完用数据线传到电脑，再用系统自带的照片应用打开，右键选打印，打印机挑 Microsoft Print to PDF，纸张 A4，边距保持默认。这样每张单据就变成一个独立的 PDF，方法土，但不用装额外的东西。缺点是手抖，纸边是歪的，打出来页面里有一圈灰底，后来我把纸压在窗玻璃上，对着外面的天光拍，光线匀了，灰边少了大半。
六张单据出来六个文件，名字从 IMG 开头一直排到 IMG 结尾，中间就一串数字，完全看不出谁是谁。所以动手合并之前我先改名，这个第二篇会细说，这里只提醒一句，改名前一定在资源管理器里把文件扩展名勾出来，不然很容易改成带两遍点 pdf 的文件名，白折腾一场。
合并的顺序错了就得从头来
打开 PDF24 Creator，界面上方一排工具按钮，找那个两张纸叠在一起的图标，鼠标停上去会显示合并 PDF。点开以后是个左右分栏的窗口，左边是磁盘目录，右边是待合并列表。我把六个文件按检查报告在上、发票在下的顺序拖进去，拖完发现顺序反了，因为它默认按文件名排序，而我的文件名是拍照先后，不是业务顺序。
右边列表里每个文件前面有个小序号，可以用鼠标拖着上下挪。我一开始没看见这个，硬是把文件全删了重新按顺序拖一遍，拖到第三遍才发现列表底下有两个向上的箭头按钮，选中一行点一下就能往上提一位。这种设计挺老派，可确实管用。顺序排好以后点右下角的保存，弹窗让你选输出位置和文件名，我写成报销材料加老人名字，存到桌面，几秒钟就合完了。
合并出来的文件有个小毛病，六张纸大小不一致。手机拍照时有的横有的竖，A4 打印出来的页面方向就跟着变，翻页的时候得歪着脖子看。我试过在 PDF24 里先别急着合并，用它的页面编辑功能把每页旋转九十度调正，再合并，能用，但操作有点绕。后来换成 PDF Arranger，那个界面更像一叠纸，鼠标右键就有向左转、向右转，转完看得见效果，比盲操作舒服多了。
我还试过另一个路子，全选六个文件，右键菜单里找合并，结果 Windows 11 的新右键菜单里没有这一项，得点显示更多选项才能看到老菜单，而老菜单里翻了一遍也没有。这个功能是某些阅读器装完才加的，我那时装的是 Foxit Reader 2023 免费版，确实带合并按钮，但一次只让合三个文件，第四个开始提示升级。所以兜了一圈还是回到 PDF24。
按页码拆开，从中间断也行
合并多半是给别人看，拆分往往是自己用。有次同事发来一份八十多页的培训手册，让我只留第三章，页码是三十一到五十二。这种活要是手动复制粘贴，眼睛都得看花。PDF24 的工具面板里有拆分 PDF，点进去能选按页数拆、按文件大小拆，还有一个自定义页码范围。
自定义的输入框里写 31-52，这里得用键盘上的短横线，中文的破折号它不认。我第一次就栽在这，输入完点开始，它提示范围无效，我盯着屏幕看了半天，才发现是输入法没切，打出来的是全角符号。拆出来的文件默认叫原名加页码，我一般顺手改成有意义的名字，比如培训手册第三章，不然过一周就忘了三十一到五十二是什么内容。
还有一种拆法是把一份合订的发票按张拆，每张一页，那就选每页拆成一个文件。八十页拆完桌面瞬间多出八十个图标，看着有点吓人，所以我建议先建个空文件夹，把输出路径指过去。拆完再按需要挑，剩下的整个文件夹删掉，比在桌面上一个个删省事，也不容易误删到别的东西。
PDF Arranger 也能拆，操作是先打开文件，在缩略图里框选要保留的页，右键选仅导出所选页面，或者反过来选删除，把不要的删掉再另存。这种方式适合边看边删，比如一份合同里有几页附件不需要，直接在缩略图上点掉就行。我处理那种带很多空白页的扫描件时特别喜欢用它，空白页一眼能看出来，点一下就没，比数页码靠谱得多。
二十兆压到两兆，参数是试出来的
最开始那份合并文件有 20.4 兆，微信发不出去，提示超过限制，邮件附件也卡在服务器那边。这种扫描件体积大的原因一般是分辨率太高，我的手机主摄五千万像素，拍一张纸出来就三四兆，六张叠一起能不胖吗。压缩之前先想清楚给谁看，如果只是屏幕上翻一翻、打印出来能认字，那没必要保留原始精度。
PDF24 的压缩工具里有个质量滑块，从低到高大概五档，旁边还带一个灰度选项和一个去除元数据的勾。我第一次图省事直接拉到最低，出来只有 1.1 兆，打开一看，发票上的小写金额糊成一团，税务章的红边也变成了粉色虚影，这种文件交上去肯定被打回。第二次拉到中间偏上一档，体积 3.8 兆，字清楚了，纸张边缘的灰色噪点还在。第三次我勾了灰度，因为报销单本来就是黑白两色，灰度之后体积掉到 2.2 兆，字迹反而更锐利，彩色噪点被压掉了。
所以参数这个东西真没有标准答案。我的经验是，纯文字单据走灰度加中档，一般能到原体积的十分之一左右；带彩色印章或者现场照片的，保留彩色但把质量调到中高档，别贪那点体积；如果对方明确要求三百 dpi 以上，那就别压了，换个传输方式，用网盘链接比硬压靠谱。
还有个坑，压缩完一定要翻到最后一页看看。我有一次压完只看了首页，觉得挺清楚就发出去了，对方回来说最后一页是空白的。查了半天才发现原文件最后一页就是空白，是我拍照时多拍了一张桌面。压缩没压坏东西，是我自己没检查，差点闹笑话。现在我养成习惯，压缩前先用缩略图整体扫一遍，把空白页和拍糊的重拍页删掉再压，体积还能再小一点。
加密的 PDF 打不开那次
帮朋友弄一份银行流水，他从网银导出的 PDF 带打开密码，是他自己设的六位数字。文件拖进 PDF24，界面卡了两秒，然后弹一个红框，说文件受保护。这种情况不是软件的问题，是文件本身加了权限。正规做法是先用阅读器打开，输入密码，再用打印到 PDF 的方式另存一份无密码的，因为打印这个动作会把权限壳子去掉。
我用的就是前面说的 Microsoft Print to PDF。Adobe Acrobat Reader 免费版也能打开加密文件，输入密码后按打印快捷键，打印机选 Microsoft Print to PDF，出来的新文件就不带密码了。缺点是打印出来的文件会丢掉书签和一部分表单域，如果原件是那种可以填写的表格，打印完就变成一张图，填不了了。所以这一步要看用途，只是存档和转发，打印法够用；还要继续编辑，就得另想办法。
还有一种情况是权限密码，就是能打开能看，但不让复制文字、不让打印。这种在阅读器里看属性会显示已加密，打印按钮是灰的。我遇到过一次，是别人发来的报价单，估计是不想让我改。这种情况我没有去折腾所谓的破解工具，一来不合规，二来也没必要，直接截图、把关键数字手抄进文档就行，反正只看几行。
顺便说一句，设置密码这件事别太随意。我见过有人给合同设了密码，然后把密码写在文件名里，等于没设。也见过密码设成一长串随机字符，过两个月自己都忘了，只能重新导出。我现在需要加密的文件统一用一套自己能记住的规则，密码单独记在手机备忘录里，不跟文件放在一块。
扫描件搜不到字，OCR 不是万能的
这是我最想吐槽的一点。合并、拆分、压缩，这些都只是搬运，文件里的字本质上还是像素，不是文字。你用搜索功能查发票号，查不到，因为电脑看见的是一堆点。想让扫描件能搜索，得做 OCR，也就是光学字符识别。
PDF24 里带 OCR，在工具列表里叫识别文本，界面语言可以选中文简体。我拿那份二十页的报销材料试过，识别完在阅读器里确实能选中文字了，但准确率大概八成，数字错得最多，七认成一，零认成字母 O，金额的小数点经常丢。所以 OCR 出来的结果只能当索引，用来搜索定位，真要引用数字，还得回头对着原图看。这一点我觉得得说清楚，不然有人以为开了 OCR 就万事大吉。
识别速度跟页数关系很大，二十页在一台 i5 的轻薄本上跑了将近四分钟，风扇呼呼响，机器烫得能煎鸡蛋。要是几百页的标书，建议分批做，别一次全丢进去，中途卡死会更麻烦。另外识别语言别选错，我一开始默认是英文，中文识别出来全是乱七八糟的字母，改回简体中文才恢复正常，这个选项藏在设置的第二页，不显眼。
还有一类文件天生就搜不到，就是纯图片的 PDF，一页就是一张大照片，连文字层都没有。这种除非做 OCR，否则永远搜不了。我在网上下的一些老版说明书就是这种，看着挺清楚，就是不能复制。判断方法很简单，在阅读器里用鼠标拖一下，能选中一片蓝色高亮就是有文字层，怎么拖都选不中就是图片。
几个顺手记下来的小坑
先说文件名。我有一次把文件命名成报销单加个空格再加六月终版，中间还用了中文括号，结果发到对方邮箱，对方下载下来名字变成一串百分号。后来改成下划线连接，就没事了。这个跟 PDF 格式没关系，是邮件系统和浏览器编码的问题，但踩过一次就记住了，现在给文件起名一律只用汉字、数字和下划线。
再说合并大文件的时候别开着重活。我有次一边合并一边在后台压视频，进度条卡在百分之六十不动，我以为死机了，强退重来，结果发现只是内存不够在换页。关掉视频软件再合并，二十秒就完事了。老电脑上这个现象更明显，合并前把浏览器标签关一关，能省不少等待时间。
PDF24 装完会常驻一个助手程序，在右下角托盘里，右键可以退出。它本身不占多少资源，但如果你的电脑本来就慢，建议用完就退，需要时再从开始菜单打开。我一开始以为它是什么捆绑软件，后来看了下是主程序的一部分，删了会影响那个虚拟打印机，所以别乱删。
处理完的原件别急着删。我现在的习惯是建一个以日期命名的文件夹，原件、中间文件、最终文件分三层放，过一周确认没问题再清中间文件。这个习惯救过我一次，客户临时要改一页，我手里还有原件，五分钟重新出一版，要是当时删干净了，就得让老人重新拍一遍，来回又是一天。
手机上直接弄，行不行
有朋友问我能不能不碰电脑，用手机就合并。我试过，行是行，体验一般。Adobe Acrobat 的手机版免费功能里确实有合并，一次能挑几个文件，超过数量就引导你订阅。安卓上有些文件管理器自带 PDF 工具，功能更简陋，只能看不能合。聊天软件里的小程序倒是能合，但要求文件先在聊天记录里，来回转发很绕。所以我的建议还是回电脑上弄，屏幕大，操作看得清。
如果实在没电脑，有个土办法，把扫描件当图片，用手机相册的拼图功能拼成长图，再找一个能把长图转 PDF 的工具。缺点很明显，长图转出来的 PDF 一页可能三米高，打印时自动缩放到看不清，页码也全乱。只能发给别人在手机上看，不能拿去打印或者存档。
双面扫描和页面尺寸的麻烦
后来老人又补了两张检查单，是双面打印的。扫描仪不在手边，我就一张纸拍两面，出来两个文件，按正反顺序插进列表。这里有个细节，背面那张要记得旋转一百八十度，不然文字是倒的。PDF Arranger 里可以全选背面页一起转，比一页页点省事。转完再检查页脚，看看页码是不是连贯，不连贯就说明顺序插错了。
页面尺寸不一致是另一个麻烦。同一份文件里混了 A4 和 A5 两种尺寸，电脑上看不出问题，打印店一打就露馅，小的那张会被放大到 A4，边上的空白被裁掉。解决办法是合并前用 PDF24 的缩放功能统一成 A4，缩放方式选按比例适应，别选拉伸，拉伸会把字压扁。这一步多花两分钟，能省掉重新打印的钱。
还有一次是打印机不认文件，纸出来一半就停。查下来是文件里有扫描仪写入的色彩配置，老打印机的驱动处理不了。用 PDF24 重新另存一遍，勾上兼容模式，问题就没了。这种兼容问题不多见，但遇上了很难猜，记一下备用。
大文件传输出问题的时候，别死磕聊天软件。二十兆以上的文件，我一般用网盘生成链接，设置七天有效，把链接和提取码分成两条消息发，这样对方转发也不会把两个信息凑在一起。单位邮箱附件上限通常是二十兆到五十兆，超了就退信，退信通知还藏在垃圾箱里，很容易以为已经发出去了。
再记一个关于书签的事。合并出来的文件如果超过二十页，建议手工加一层书签，用 PDF24 的书签编辑，给每一类单据起个名字，指向对应页。别人翻起来方便，自己下次核对也快。我第一版没加，领导翻到第三页就打电话问发票在哪，加了书签以后同样的文件，对方一句多余的话都没有。
文件命名也有一套自己的规则，日期加主题加版本号，日期用年月日八位数字，版本号用 v1 v2 这种。别写最终版、最终版改、真的最终版，过一个月连自己都分不清哪个能用。这个习惯是我整理旧硬盘时被逼出来的，同一个项目底下躺着七个最终版，打开一看内容差不了几行。
还有件事值得一提，Windows 里文件属性能看到 PDF 的页数和尺寸，选中文件按 Alt 再按回车，详细信息那一栏都有。批量检查的时候，我在资源管理器里把页数列调出来，一眼扫过去，页数明显不对的就是合错了。这招比逐个打开快得多，几十个文件一分钟能过完。
最后再提一句保密。共用电脑上处理这些材料，如果文件里带身份证号、银行卡号，别直接扔桌面。我一般放在一个单独的文件夹，处理完就挪到加密盘，或者压成带密码的压缩包再存。不是防谁，就是怕哪天电脑借给别人用，或者远程协助的时候被看见。
说到免费工具到底够不够用，我用了大半年，个人的判断是够用，但要接受两点。一是界面不漂亮，按钮位置也不符合现在的审美，有些功能藏在二级菜单里，第一次找要花点时间，找到了就顺手了。二是功能有边界，比如批量处理几百个文件、做复杂的交互表单、数字签名，这些还是得靠专业软件。日常的合并、拆分、压缩、简单 OCR，免费工具完全撑得住。
如果非要我再推荐一个备选，我会说 Edge 浏览器。它打开 PDF 的速度比很多阅读器都快，右上角有个打印按钮，选 Microsoft Print to PDF 就能另存，合并只能一张一张来，不适合批量，但应急足够。系统自带的照片应用也能把多张图片直接打印成一个 PDF，前提是图片，不是 PDF 文件。这几个都是电脑里本来就有的，不占额外空间，适合临时救急。
另外提一句，不要随手在搜索引擎里点那些排在前面的在线合并网站。我试过两个，一个上传要排队，前面排了六十多个人；另一个合完下载要登录，登录完又提示文件超过免费额度。最麻烦的是你把工作文件传上去了，不知道对方服务器留多久。后来我干脆只用本地软件，慢一点，心里踏实。
说个心态上的事。这类工具软件更新换代不算快，学会一套流程能用好几年。我建议把常用的几个动作练熟，比如合并、按页拆、灰度压缩，练到不用想就能点对位置，比收藏一堆教程有用。真遇到搞不定的文件，先别怀疑自己，多半是文件本身有问题，换个工具试试，往往就通了。
我现在的固定流程是这样：手机拍完传电脑，照片应用打成单页 PDF，PDF Arranger 调顺序和方向，PDF24 合并，再按用途决定要不要压，压完从后往前翻一遍，确认页数对、没有空白页，最后改名存档。整套下来十分钟以内，比我第一次折腾两个小时强太多了。下次谁再让我帮忙弄报销，我就照这个流程走，不用重新摸索。
