WPS文字全面教程：从排版到长文档处理一网打尽
我用WPS文字有七八年了，从上学时写论文到工作后写各种报告、合同、方案，它是我每天打开次数最多的软件。说实话WPS文字跟微软Word比，该有的功能都有，而且更符合国人的使用习惯，免费版也够用。今天把我这些年积累的用法整理出来，不管你是学生还是上班族，看完基本能搞定所有文档需求。
界面和基本操作
打开WPS文字，最上面是菜单栏和功能区，功能区分成开始、插入、页面布局、引用、审阅、视图几个标签。中间是文档编辑区，下面是状态栏，显示页数、字数。左边可以调出导航窗格，看文档结构。
基本操作其实不用多说，打字、选中、复制粘贴、撤销重做，跟所有文字软件一样。说几个很多人不知道的小技巧。
选中文字的时候，双击是选一个词，三击是选整段，这个比拖动鼠标快多了。想选一大段内容，点开头，按住Shift点结尾，中间全选。Ctrl+A全选。
格式刷这个工具很多人用过，但不知道可以双击锁定。双击格式刷，能连续刷多个地方，用完再点一下格式刷取消。比单击一次刷一次方便多了。
还有个"剪贴板"功能，开始选项卡最左边有个小箭头，点开能看到剪贴板历史，最多存24条复制的内容。需要粘贴多个内容的时候，不用反复复制，一次性复制完，再从剪贴板里逐个粘贴。
排版的基本规范
排版这事说简单也简单，说难也难。我见过太多文档，字体五花八门、行距乱七八糟、缩进全靠打空格，看着就头疼。其实掌握几个基本规范，文档立马顺眼。
字体方面，正文建议用宋体或者仿宋，标题用黑体或者微软雅黑。一份文档里字体别超过三种，多了就乱。字号正文小四（12号）或者五号（10.5号），标题二号到小三，根据层级定。
行距设成1.5倍或者固定值22到28磅，别用单倍行距，太挤。段落首行缩进2字符，这个用段落设置里的"特殊格式-首行缩进"，别用空格打，不规范。
对齐方式，正文用两端对齐，标题居中。两端对齐能让文档左右边缘整齐，看着更专业。
页边距上下2.54厘米，左右3.17厘米，这是标准A4文档的页边距。特殊需要再调。
这些规范看起来不起眼，但做到了文档就很清爽。我帮同事改过不少文档，就是把字体统一、行距调对、缩进改对，立马就像那么回事了。
样式：排版的核心
样式是WPS文字最核心的功能，很多人没用过，排版全靠手动调，效率低还不统一。学会用样式，长文档排版事半功倍。
什么是样式？就是一套预先定义好的格式，包括字体、字号、颜色、行距、缩进等。比如你定义一个"正文"样式，所有正文文字应用这个样式，格式就统一了。以后想改正文格式，只要改样式，所有应用这个样式的文字自动更新。
WPS自带了一套样式，在开始选项卡的样式区能看到，有标题1、标题2、正文、引用等。直接用就行，也可以自己修改。
修改样式的方法：在样式上右键-修改，设置字体、段落、边框等格式。比如标题1改成黑体、小二、加粗、居中，段前段后各12磅。确定后所有标题1的文字都变成这个格式。
用样式的好处太多了：格式统一、修改方便、能自动生成目录、导航窗格能看到结构。我现在写长文档，第一件事就是设好样式，然后所有内容都套用样式，效率高得离谱。
说个真实的事，以前我有个同事写一份50页的报告，排版全是手动调的，后来领导说标题字号要改，他改了一上午才改完。我教他用样式之后，改个标题格式几秒钟的事。
目录自动生成
写长文档一定要有目录，手动打目录太痛苦，而且页码一变就要重排。用样式的好处这时候就体现了，能自动生成目录。
前提是文档里的标题都用了标题1、标题2、标题3这些样式。然后点引用-目录-自动目录，WPS会根据标题样式自动生成目录，页码也自动对应。
如果文档内容变了，页码变了，右键目录-更新域，选"更新整个目录"，目录自动刷新。不用手动改。
想自定义目录样式，点引用-目录-自定义目录，可以设置显示几级标题、前导符样式、页码对齐方式等。
我写论文的时候目录就这么弄的，改了无数次内容，目录从来没手动管过，点一下更新就行。谁用谁知道。
页眉页脚和页码
页眉页脚是长文档的标配。点插入-页眉，选一个样式，输入页眉内容，比如文档标题或者公司名。页脚同理。
页码点插入-页码，可以选位置和样式。页码可以从1开始，也可以从任意数字开始，在页码格式里设置起始页码。
很多人遇到一个问题：想让封面没有页眉页脚，或者前面几页用罗马数字，后面用阿拉伯数字。这就要用到分节符。
在需要分开的地方点页面布局-分隔符-下一页分节符，把文档分成两节。然后在页眉页脚编辑模式下，点"链接到前一节"取消链接，这样每节的页眉页脚可以单独设置。第一节不设页码，第二节设罗马数字，第三节设阿拉伯数字，互不影响。
这个功能写论文的时候特别有用，封面、摘要、正文、参考文献分开设置页码。我当初为了搞懂这个分节符研究了半天，学会了之后觉得也不难，就是知道的人少。
表格的使用
文档里经常要插表格。点插入-表格，拖拽选择行列数，或者点"插入表格"输入具体行列。
表格的基本操作：选中单元格可以合并、拆分，调整行高列宽，设置边框和底纹。这些都在表格工具的布局和设计选项卡里。
说几个实用技巧。想让表格行高自适应内容，选中表格，右键-自动调整-根据内容调整表格。想让表格宽度刚好是页面宽度，选"根据窗口调整表格"。
表格跨页的时候，表头要重复显示。选中表头行，右键-表格属性-行，勾选"在各页顶端以标题行形式重复出现"。这样表格跨页时每页都有表头，不用手动复制。
表格里的文字对齐，别用空格调，用单元格对齐方式。选中单元格，右键-单元格对齐方式，选水平垂直都居中。
想让表格更美观，用表格样式，设计选项卡里有现成的样式，一键套用，配色统一。
图片和图文混排
插入图片点插入-图片，选本地图片。图片插入后默认是嵌入型，跟文字一起走。想让图片自由移动，改成四周型或者紧密型环绕。
环绕方式在图片工具-环绕文字里选。四周型是文字绕着图片走，紧密型是贴着图片轮廓走，浮于文字上方是图片盖在文字上面。根据需要选。
图片可以裁剪、调亮度对比度、加边框、加效果。这些都在图片工具里。WPS还有个"图片透明色"功能，能把图片的背景色去掉，做简单抠图，挺实用。
图文混排注意对齐，图片跟文字的间距要合适，别贴太近也别太远。图片可以加题注，比如"图1 xxx"，方便引用。点引用-插入题注，自动编号。
查找替换的高级用法
查找替换不只是改文字，还能干很多事。比如把文档里所有的手动换行符（软回车）换成段落标记，点开始-替换，查找内容输^l，替换为输^p，全部替换。这个处理从网页复制的内容特别有用，网页上复制的文字经常是软回车，换成硬回车排版才正常。
还能替换格式。比如把所有红色的字改成蓝色，点替换-更多-格式-字体，查找红色，替换蓝色。批量改格式超快。
还有通配符查找。勾选"使用通配符"，可以用正则表达式查找。比如找所有数字，查找内容输[0-9]。这个功能很强大，但需要学一下通配符语法。
我有一次要把一份50页文档里所有的英文括号改成中文括号，用查找替换一分钟搞定，手动改得改到吐血。
邮件合并
邮件合并是批量生成文档的神器。比如要给100个客户发邀请函，每个人的姓名、公司不同，不可能手动一个个改。用邮件合并，几分钟搞定。
操作方法：先准备一个Excel表格，里面有姓名、公司、职位等字段。然后在WPS文字里做好邀请函模板，在需要填姓名的地方点引用-邮件-插入合并域，选姓名字段。其他字段同理。然后点完成并合并-编辑单个文档，WPS会根据Excel数据批量生成100份邀请函，每份对应一行数据。
这个功能做批量通知、证书、工资条、标签都能用。我做行政的时候用它打过几百份员工工牌，超方便。
长文档处理技巧
写几十页的长文档，有几个技巧能让你不崩溃。
第一个，大纲视图。点视图-大纲，文档会变成大纲形式，能折叠展开各级标题，方便看整体结构和调整顺序。写长文档的时候用大纲视图理思路特别好用。
第二个，导航窗格。点视图-导航窗格，左边会显示文档的标题结构，点哪个标题直接跳过去。长文档里找内容靠这个，不用翻页。
第三个，书签。在重要的位置插书签，点插入-书签，命名保存。以后点书签直接跳转，跟网页书签一个道理。
第四个，拆分窗口。点视图-拆分，把文档分成两个窗口，可以同时看不同位置，对比修改的时候方便。
第五个，字数统计。审阅-字数统计，能看到页数、字数、字符数。写论文有字数要求的话，随时看还差多少。
第六个，修订模式。多人协作的时候，点审阅-修订，所有修改都会被标记，谁改了什么一目了然。还能加批注，提意见不用直接改原文。
文档打印和导出
打印之前一定要预览。点文件-打印，右边能看到预览效果，检查有没有分页错乱、内容超出页面的情况。确认没问题再打印。
打印设置里可以选打印范围（全部、当前页、指定页）、份数、纸张大小、方向。还能选双面打印、多页打印到一张纸上。
导出PDF点文件-输出为PDF，直接生成PDF文件。现在很多文件都要求交PDF，防止格式错乱。WPS导出的PDF排版跟原文一致，挺好用。
还有个"输出为图片"功能，能把文档每页转成图片，发朋友圈或者做长图的时候用。
常用快捷键
记几个常用快捷键，操作快很多。Ctrl+B加粗，Ctrl+I斜体，Ctrl+U下划线。Ctrl+L左对齐，Ctrl+E居中，Ctrl+R右对齐，Ctrl+J两端对齐。Ctrl+Z撤销，Ctrl+Y重做。Ctrl+S保存，这个一定要养成随时按的习惯，我吃过没保存的亏，写了半天突然崩了，全没了。Ctrl+F查找，Ctrl+H替换。Ctrl+Enter插入分页符。F4重复上一步操作，这个很实用，比如你刚把一段文字设成红色加粗，选中另一段按F4，直接套用。
WPS文字的功能其实比你想象的强大，只是很多功能藏得深，平时没注意。我建议大家有空的时候把每个菜单都点一遍，看看有什么功能，说不定就发现宝藏了。我自己也是用了这么多年，偶尔还能发现新功能。核心还是多用多摸索，遇到问题就查，慢慢就熟练了。文档处理是基本功，学好了不管学习还是工作都受用。
